Analisando um problema com a utilização do Diagrama de Árvore

Uma das metodologias mais úteis e flexíveis para tratar questões de maneira sistemática no dia a dia das organizações é o chamado diagrama de árvore.

O diagrama de árvore é uma metodologia para analisar a estrutura de um problema, de um objetivo ou de qualquer outro aspecto de interesse. O diagrama recebe esse nome porque depois de elaborado se assemelha a uma árvore com diversos galhos.

Ele nos auxilia a analisar um problema de forma estruturada decompondo-o em seus inúmeros aspectos.

O diagrama de árvore possibilita a visualização de forma esquemática em diferentes níveis de detalhamento de um problema. Por ser de fácil compreensão e aplicação é uma metodologia usada para organizar e tratar informações muitas vezes dispersas na cabeça e nas anotações de diversos colaboradores.

O modelo de Diagrama de Árvore pode ser observado na Figura 1.

Entre as principais vantagens de se utilizar o Diagrama pode-se mencionar:

  • possibilita o tratamento de uma questão/problema/objetivo organizacional de forma estruturada por uma equipe;
  • permite o diálogo e consequentemente a obtenção de consenso entre os membros da equipe o que posteriormente facilita o comprometimento na implementação das soluções identificadas;
  • auxilia a identificação lógica e sistemática de um conjunto de alternativas para resolver um problema ou de meios de se alcançar um objetivo, minimizando o risco do esquecimento de algum aspecto relevante;
  • facilita a realização de apresentações na medida em que mostra claramente os detalhes de questões por vezes complexas.

Antes de iniciar o desenvolvimento do diagrama de árvore é fundamental definir que problema será tratado.

Toda organização, seja empresa ou órgão público, convive com diversos problemas, mas cada diagrama só pode ser utilizado para tratar um único problema. O equívoco que observo com mais frequência, quando da utilização do diagrama de árvore, é querer tratar todos os problemas da organização de uma vez só e com um único diagrama. Evidentemente não se pode querer tratar todas as questões no mesmo momento e em um único diagrama de árvore. Diferentes problemas podem demandar inclusive equipes com diferentes perfis.

Em seguida é necessário enunciar o problema ou questão de forma clara para que todos os envolvidos no estudo entendam.

Definido o problema a próxima etapa é delimitá-lo.

Aqui tenho observado entre profissionais a mesma dificuldade que verifico em estudantes de graduação e pós-graduação no momento de elaborar um projeto de pesquisa. Muitos acreditam que quanto mais abrangente o tema/problema mais fácil é o desenvolvimento do estudo. Todavia é justamente ao contrário. Problema mal definido é o caminho mais curto para não se chegar a lugar algum.

Uma dica inicial para a delimitação do problema é utilizar os critérios espacial e temporal.

Pelo critério espacial é preciso delimitar o locus do problema, ou seja, o local onde o fenômeno/problema em estudo ocorre. É em toda a organização ou apenas em uma unidade ou em um setor?

Outro critério de delimitação é o temporal, isto é, o período em que o problema a ser analisado está circunscrito. Quando o problema começou a ocorrer?

Mais uma dica. Problema definido com uma ou poucas palavras geralmente está mal definido/delimitado. Uma delimitação adequada normalmente demanda uma oração ou até uma frase.

De acordo com o que nos ensinam os professores de gramática frases que possuam sentido completo e verbo (ou locução verbal) são consideradas orações. Uma frase pode conter uma ou mais orações, a depender do número de verbos que possua.

Concluída a delimitação do problema recomendo uma validação com a chefia/responsável pela área cujo problema está sendo estudado. Com isso evita-se prosseguir no estudo a partir de um problema mal definido com o consequente desperdício de esforços.

Delimitado o problema identifique as causas primárias mais prováveis que contribuem para o problema ou questão perguntando “por quê?”. Coloque cada resposta ao porquê em uma caixa (ou em uma linha) à direita do problema e trace uma linha ligando-as. O diagrama pode ser construído de cima para baixo ou da esquerda para a direita como eu particularmente prefiro.

Em seguida, da mesma forma, identifique as causas secundárias. Para cada nível de detalhamento desenvolva caixas à direita (ou abaixo). Continue (perguntando por que) até alcançar um nível adequado de detalhamento. Esse nível adequado de detalhamento vai sendo melhor percebido a medida em que a equipe se torna mais experiente na utilização do método.

Ainda que nos treinamentos que ministro eu mencione a possibilidade de trabalhar até com causas terciárias na maioria das situações alcançamos uma boa compreensão do problema já no segundo nível de causas (causas secundárias). Naturalmente problemas de elevada complexidade podem demandar causas terciárias.

Nesse momento observo outra dificuldade nas equipes que precisa ser compreendida e equacionada. A ansiedade. É necessário controlar a ansiedade natural em concluir o trabalho. Muitas vezes não se esgota a identificação das causas de forma adequada por querer chegar logo na solução que é a identificação de alternativas de tarefas/ações para resolver o problema.

Pronto! Agora você já pode começar a praticar.

Como você deve ter observado o desenvolvimento de um diagrama de árvore demanda dedicação e disciplina além, é claro, de um certo controle da ansiedade.

O diagrama de árvore também pode ser utilizado para desdobrar um objetivo (primário) em objetivos secundários, terciários e ações para alcançá-los. Nesse caso basta substituir problema por objetivo e causas primárias por objetivos secundários e causas secundárias por objetivos terciários e tarefas por ações.

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