Lean office: o escritório enxuto

Em posts anteriores já havíamos abordado a produção enxuta aplicada nas empresas em particular no agronegócio, na logística, num hospital geral e em um abatedouro de aves.

Voltamos ao tema para tratar da produção enxuta, lean, aplicada em um escritório. É o chamado Lean Office.

Da mesma forma que na indústria e no agronegócio, a razão para aplicação da Mentalidade Enxuta nos escritórios é a redução de desperdícios. Seja um escritório de uma indústria, propriedade rural, hospital, obra ou qualquer outro local em que sejam tratadas informações, sejam elas impressas, digitais, orais ou gráficas.

Lean, no contexto de negócios, é uma filosofia que auxilia as empresas a agregar valor aos clientes de forma mais efetiva a partir da eliminação de desperdícios, realizando os mesmos processos de forma mais eficiente.

O Lean Office, por outro lado, é uma metodologia que busca a melhoria dos serviços prestados e consequentemente do negócio concentrando-se na eliminação de todos os desperdícios nos processos de negócio. Os principais objetivos de melhor compreensão dos processos e melhoria do lucro são alcançados principalmente usando os recursos que a empresa já possui. Ainda que o conceito de Lean Office seja aplicado sobretudo em empresas do setor industrial, também é utilizado nas empresas do setor de serviços.

Uma dúvida que invariavelmente surge na hora de se implementar o Lean Office é que ferramentas do lean na manufatura podem ser utilizadas no Lean Office?

Uma das ferramentas do lean na manufatura que pode ser empregada no lean office é o MFV, Mapa de Fluxo de Valor, já abordado no post “utilizando o Mapa de Fluxo de Valor na melhoria da performance dos processos produtivos”, publicado no Blog em janeiro de 2018.

Para implantar o Lean Office pode-se começar pela elaboração do mapa de Fluxo de Valor, o que pode ser feito em 6 (seis) etapas:

Etapa 1 – Forme uma equipe Lean e capacite os seus componentes

Antes de conduzir um evento Lean, alguns preparativos devem ser realizados e uma equipe deve ser formada. Apresente aos gestores do escritório alguns casos típicos de como o lean é implementado com sucesso em um ambiente de manufatura. Detalhe o plano depois de implementar o escritório enxuto para convencer os gerentes de que é viável economicamente. A seleção dos membros da equipe depende do objetivo deste evento ou do departamento em que será implementada a metodologia por apresentar algum gargalo. A regra básica para selecionar os participantes é identificar os principais processos relacionados a este evento Lean e separá-los em processos individuais. Em seguida, escolha quem vai liderar cada processo relacionado a este evento para fornecer as informações necessárias. Além disso, a capacitação dos membros da equipe é fundamental para estabelecer uma linguagem comum entre os membros da equipe.

Etapa 2 – Selecione uma família de serviços e aplique o MFV, Mapa de Fluxo de Valor

Em seguida é importante identificar e focar em uma única família de serviços da ponta do fluxo de valor do cliente. Deve-se mapear apenas atividades que são relevantes para este serviço, conforme selecionado pelo líder da equipe. Tentar desenhar tudo pode tornar o mapa muito complexo e pouco esclarecedor. Serviços que envolvem clientes semelhantes e insumos de fornecedores semelhantes devem ser colocados juntos como uma família de serviços-alvo e desenhados em um único MFV. Isso torna o MFV mais fácil de visualizar e naturalmente compreender.

Etapa 3 – Desenhe o mapa do estado atual

Um mapa do estado atual do fluxo de valor é uma ferramenta que ajuda as equipes a ver e compreender o fluxo atual de materiais e informações. Existem várias dicas para desenhar um mapa do estado atual. A primeira delas é que o mapa deve ser desenhado a lápis; o desenho à mão pode ser feito sem demora e ajuda os integrantes da equipe a se concentrarem no fluxo em vez de em como usar um eventual software. A segunda recomendação é coletar informações do estado atual enquanto percorre o caminho do material e do fluxo de informações. Lembre-se de que o mapeamento não pode ser feito em uma sala de conferências; os membros da equipe devem ir pessoalmente e compreender como cada tarefa é realmente realizada. Além disso, os líderes do processo podem fornecer informações aos membros da equipe com o máximo de detalhes possível. A terceira recomendação é que os integrantes da equipe devem começar na extremidade do cliente e trabalhar no sentido cliente-prestador de serviço na medida em que os serviços devem ser orientados a partir da perspectiva do cliente, ou seja, pela necessidade/desejo do cliente.

Etapa 4 – Utilize a técnica do Brainstorming e desenvolva o mapa do estado futuro

Utilizando a técnica do brainstorming desenhe o estado futuro do processo por meio de uma cadeia de processos, em que os processos individuais estejam ligados aos seus clientes internos e externos, agilizados para que cada processo produza apenas o que seu cliente necessita e no momento em que ele precisa.

Etapa 5 – Elabore um Plano de Ação para atingir o estágio futuro do Mapa de Fluxo de Valor, MFV

Os mapas de fluxo de valor futuro apresentam o estado futuro idealizado para as empresas. É essencial fazer um plano para alcançar o estado futuro idealizado; caso contrário, o mapa do fluxo de valor futuro se tornará inútil. Um plano anual de fluxo de valor deve ser desenvolvido. Um plano de fluxo de valor inclui o plano de implementação com a transição do estado atual para o estado futuro proposto. Este plano consiste em várias etapas dos processos do escritório, como pesquisa e desenvolvimento, finanças e atendimento ao cliente entre outros.

Etapa 6 – Realize eventos de melhoria contínua para identificar e eliminar os desperdícios

Kaizen é uma palavra japonesa que significa “melhoria contínua”. No ambiente de escritório, Kaizen foca principalmente na melhoria de um processo por meio dos esforços dos líderes de processos usando seu conhecimento e sua experiência.

Simples?

Para se aprofundar no tema recomendo a leitura do livro Lean Office: operação, gerenciamento e tecnologias dos autores Greef, A.C., Freitas M. C. D., F.B. Romanel da Editora Atlas.

Até o próximo DICAS DE GESTÃO!

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