Importância da elaboração de procedimentos para a conformidade dos processos de produção

Uma das etapas do mapeamento e redesenho de processos seja na indústria, serviços, comércio ou agronegócio é a elaboração de procedimentos. São eles que vão detalhar a forma como cada uma das atividades/tarefas/operações, que compõem o processo, deverão ser executadas.

Costumo dizer que o melhor exemplo de procedimento mal elaborado é uma receita de comida. É comum as pessoas saborearem um determinado prato em um restaurante ou na casa de um amigo, solicitar a receita, seguir à risca o que determina e o resultado sair completamente diferente do esperado em termos de paladar e aparência.

Um procedimento, também chamado de POP, Procedimento Operacional Padrão, nada mais é do que um documento que expressa, de forma detalhada, as etapas para a execução de um trabalho repetitivo e que deve ser executado para a conformidade e naturalmente performance dos processos e consequentemente o alcance das metas estabelecidas. O POP é útil também no treinamento de novos colaboradores, reciclagem dos mais experientes e também por ocasião da avaliação do desempenho funcional.

Um POP geralmente é específico para cada empresa, área e processo na descrição das atividades/tarefas/operações. Se não for elaborado de forma correta seu uso se torna limitado e pode inclusive induzir o operador a erro. Da mesma forma até o procedimento mais bem elaborado se torna inútil se não for seguido e auditado periodicamente. Um procedimento pode conter: instruções, fluxogramas, esquemas, fotos, ações corretivas, ou seja, tudo o que for necessário para que a execução da atividade/tarefa/operação ocorra de maneira adequada.

Outro ponto importante é que devem ser mantidos atualizados, portanto, devem ser revistos periodicamente. O POP deve conter as instruções sequenciais das operações que serão realizadas bem como a frequência de execução. Deve especificar o responsável pela execução, relação de ferramentas e equipamentos que serão utilizados, peças e demais materiais empregados na atividade/tarefa/operação, descrição detalhada dos procedimentos da tarefa por atividades críticas; de operação e roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos de produção. Necessitam ser previamente, assinados, datados e, como já mencionado, revisados periodicamente em função, por exemplo, de mudanças na tecnologia, na empresa ou na legislação que orienta como uma determinada atividade deve ser realizada.

O objetivo do procedimento é o de padronizar as atividades/tarefas/operações e dessa forma minimizar a ocorrência de desvios na execução de atividades fundamentais para o funcionamento correto do processo e por que não dizer da empresa. Em outras palavras um POP bem elaborado garante, ao responsável pela execução, uma orientação segura das etapas a seguir para a realização da atividade. Ou seja, aumenta-se a previsibilidade dos resultados, minimizando as variações causadas por imperícia e assegurando conformidade independentemente do colaborador que executou a tarefa/operação.

Ainda que o POP varie de empresa para empresa, cada uma tem o seu padrão, algumas orientações são importantes por ocasião da sua elaboração. Ele deve conter:

  • Nome do POP. Qual a atividade contemplada no procedimento. A qual processo ele se refere.
  • Objetivo do POP. Ao que ele se destina, qual a razão da sua existência e importância.
  • Documentos de referência. Que outros documentos, normas, poderão ser consultados quando o colaborador for executar o POP.
  • Local de aplicação. Onde se aplica o POP.
  • Descrição das etapas da atividade/tarefa/operação com os nomes dos executantes e responsáveis pela execução.
  • Fluxogramas, fotos, esquemas, ou seja, tudo o que facilite a sua execução.
  • Informar o responsável pela atualização.
  • Informar frequência de atualização. Anual, semestral ou ocasiões da atualização.
  • Informar em quais meios ele será guardado. Eletrônico ou em papel.
  • Gerente/supervisor/encarregado responsável pelo POP.

O POP apresenta-se como base para assegurar a padronização de atividades/tarefas/operações assegurando aos clientes um serviço ou produto livre de variações indesejáveis na especificação. Facilita o trabalho de todos que utilizarão esse procedimento no dia a dia.

Por último um ponto não menos importante. O POP deve ser de fácil entendimento para que todos possam saber o que, como e quando fazer.

Agora que você já sabe o que é um procedimento e a sua importância responda:

Todas as atividades que são executadas na organização onde você atua estão descritas em um POP?

O “POP” está apenas na cabeça do “chefe”?

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