Planejando e conduzindo reuniões de análise crítica do desempenho empresarial

Uma etapa importante para que se obtenha uma dinâmica estratégica na organização é a realização periódica das reuniões de análise crítica do desempenho organizacional também chamadas de avaliações gerenciais mensais, AGMs, ou Critical Performance Analysis Meeting, CPAM.

Analisar criticamente o desempenho é verificar se os resultados alcançados no mês anterior, evidenciados pelos indicadores, alcançaram as metas estabelecidas. Caso contrário identificar o que determinou o não atingimento, a causa raiz e as ações que possam agregar valor de forma a melhorar a performance da organização.

É durante essa reunião, portanto, que a alta direção avalia o resultado alcançado pelos principais indicadores de desempenho da empresa para que sejam discutidas medidas a serem implementadas para reverter eventuais resultados negativos, os fatos que porventura ocasionaram o baixo desempenho de alguns indicadores, suas causas e as ações que devem ser implementadas.

A alta direção analisa os indicadores de forma a verificar se os objetivos estratégicos propostos, por ocasião do planejamento estratégico, estão caminhando para serem atingidos. Assim é possível saber em quais pontos as ações realizadas não surtiram efeito ou atingiram resultados diferentes do esperado.

Por que devemos realizar reuniões de análise crítica do desempenho?

Devemos realizar as RACs para termos a oportunidade de analisar exclusivamente desempenho e discutir informações importantes da organização que não são percebidas no dia a dia e assim os próximos passos a serem trilhados.

Para que a Reunião ocorra de forma adequada é importante que ela seja planejada de forma conveniente e, principalmente, bem conduzida.

Vamos falar primeiro sobre o planejamento.

O planejamento implica inicialmente em confirmar a data, horário e local. É importante enviar o convite para os participantes e verificar se os recursos necessários estarão disponíveis. Computadores, sistemas, rede etc.

O próximo passo é apurar os resultados do mês em questão, normalmente o mês anterior a realização da AGM, alimentar os indicadores no sistema de painel de bordo, painel de indicadores, utilizado pela companhia e verificar a consistências dos resultados apurados.

Já presenciei um constrangimento grande, numa dessas reuniões, quando três gerentes que utilizavam no denominador dos seus respectivos indicadores o número de empregados da empresa apresentaram números diferentes e que para piorar não batiam com o dado apresentado pelo gerente de gestão de pessoas.

É importante que o levantamento dos dados que vão alimentar os indicadores seja realizado com antecedência para que se tenha tempo hábil de identificar eventuais inconsistências bem como para que se possa analisar previamente os indicadores e no caso da meta não ter sido alcançada elaborar a justificativa. É o que alguns chamam de “elaborar o FCA”, fato-causa-ação. Com essa antecedência você evita a chamada “lei de Murphy” na preparação da reunião de análise crítica do desempenho.

Você já ouviu falar da Lei de Murphy?

“Se alguma coisa pode dar errado, dará. E mais, dará da pior maneira, no pior momento e de modo que cause o maior dano possível.”

Tenho visto, com alguma frequência, dados serem impostados na véspera da realização da Reunião. A principal consequência disso e que os gestores não têm o tempo necessário para identificar inconsistências e sobretudo causas de um eventual baixo desempenho do indicador vis a vis a meta estabelecida.

Para realizar uma reunião de análise crítica é importante ter dados confiáveis. Não tem como analisar criticamente um indicador de desempenho com dados parciais, inconsistentes ou então quando se conhece o problema de forma parcial ou também quando não se conhece o ambiente em que se está inserido, seja ele econômico, político, social etc. Afinal, avaliar impactos positivos e negativos de uma decisão faz parte de uma análise crítica bem realizada.

Com relação a realização da Reunião gostaria de destacar alguns pontos.

Primeiro em relação a periodicidade de realização e duração.

Idealmente, as reuniões devem ser mensais e ocorrer, de preferência, na primeira quinzena do mês, depois da apuração dos resultados vinculados às metas. Deve-se lembrar que ainda estamos analisando o mês anterior e enquanto isso muita coisa está acontecendo no ambiente e no mercado. Com relação a duração não é bom que a reunião dure mais do que 3 ou 4 horas, pois o nível de atenção e engajamento cai a medida em que o tempo passa.

Quem deve participar?

A princípio devem participar da RAC os gestores envolvidos na gestão dos resultados. Ou seja, devem participar os gestores donos das metas (no máximo cerca de 6 a 8 metas para cada gestor) e os principais envolvidos nas ações de melhoria e projetos planejados.

Outro passo é a escolha de quem vai conduzir a reunião.

Seja um gestor interno ou um consultor externo é importante que a pessoa responsável pela condução da AGM motive e instigue os participantes a reflexão e ao debate mantendo um clima harmônico onde todos os participantes tenham a oportunidade de se manifestar. É papel também do condutor assegurar que não se perca o foco da discussão dos resultados. Outras questões alheias a gestão do desempenho deve ser tratada em outra oportunidade.

A reunião deve ser aberta pelo principal executivo da organização presente. Essa abertura não deve ultrapassar 10 a 15 minutos.

Após a abertura, é hora de iniciar a apresentação dos indicadores bem como as metas estabelecidas. Cada gestor responsável por metas deve apresentar os seus resultados:

  • resultados, acumulado e metas estabelecidas em planilhas e gráficos;
  • onde ocorreram os desvios;
  • o que está sendo feito para melhorar o desempenho;
  • uma síntese dos planos de ação e projetos estratégicos; e
  • quais as lições aprendidas e como a equipe está absorvendo o aprendizado de gerenciar indicadores.

O tempo de apresentação de cada gestor não deve ultrapassar, em média, cerca de 20 minutos. Para que esse tempo não seja ultrapassado é importante focar a apresentação sobretudo nos indicadores que ficaram mais de 5% abaixo da meta.

Diferente de como agem muitos gerentes, os indicadores cuja meta foi alcançada ou superada não devem ensejar muita discussão. A ênfase exagerada nos resultados satisfatórios pode comprometer a dedicação requerida aos indicadores cujas metas não foram alcançadas ou prolongar demasiadamente a reunião.

É importante que seja elaborada uma ata que registre os principais pontos discutidos na reunião para consulta futura dos que participaram ou de algum gestor que não pôde estar presente.

A reunião de resultados deve ser finalizada pelo principal executivo presente com um resumo rápido das principais análises e decisões tomadas (ações corretivas). É importante uma mensagem final, uma exortação para os próximos desafios, dentro do contexto empresarial, das metas do ano e do próximo período e dos valores da empresa.

A reunião termina com um plano de melhorias necessárias para se atingir um grau maior de performance dos diversos indicadores empresariais. Também são discutidos os recursos e investimentos necessários para a obtenção de melhores resultados.

Com as dicas em mãos é hora de fazer com que todo o time vibre nas reuniões de resultado, trabalhe com foco nas metas e entenda, cada vez mais, como as técnicas de gestão podem transformar a capacidade de execução da empresa.

Então gestor, aproveite a análise crítica do desempenho como um momento para agregar valor para a organização e realimentar o processo de planejamento estratégico realizando os ajustes necessários.

Boa reunião!

3 comentários sobre “Planejando e conduzindo reuniões de análise crítica do desempenho empresarial

  1. Boa tarde, professor Aníbal!

    Obrigado por expor seus conhecimentos de forma tão clara e aberta. Parabéns pelo artigo!
    Tenho uma dúvida, nossa empresa é de pequeno porte e não tem toda essa estrutura de hierárquica, posso aplicar da mesma fia?

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