No DICAS DE GESTÃO anterior, quando abordamos a metodologia BPM para o mapeamento e redesenho de processos, mencionei o Mapa de Contexto como uma ferramenta útil e prometi voltar ao assunto.
O Mapa de Contexto, também chamado Mapa de Relacionamento, Relationship Map em inglês, procura apresentar de maneira esquemática as funções presentes em uma organização bem como a relação cliente-fornecedor existente entre essas funções.
Ele possibilita um overview da organização antes que se inicie a identificação de processos para posterior desenho dos mesmos.
O mapeamento do Contexto Organizacional, com a utilização do Mapa de Contexto, proporciona uma visão sistêmica da organização, evidenciando-a como um processo que recebe entradas inputs e gera na saída, outputs, como resultado, produtos ou serviços.
No Mapa registram-se para posterior análise os relacionamentos existentes entre as funções/áreas da empresa, seus clientes e fornecedores.
As influências ambientais com outras partes interessadas como, por exemplo, governos podem ser representados em retângulos na parte superior do Mapa.
Identificam-se, durante a análise do contexto, os processos interfuncionais da empresa.
Um modelo de Mapa de Contexto pode ser observado na Figura 1.
A sua construção segue uma sequencia da esquerda para a direita, que é representada por três atores: fornecedores, organização/empresa e clientes. O Relationship Map possibilita enxergar o trabalho no nível da organização, todavia não mostra explicitamente as atividades do trabalho e sim as conexões entre os inputs (entradas) e outputs (saídas) que circulam entre as unidades ou funções da organização.
A partir da análise do Mapa de Contexto é possível identificar o que chamamos de rupturas: relacionamentos existentes que, todavia não agregam valor, relacionamentos inexistentes, porém necessários e relacionamentos existentes, necessários, mas que precisam ser ajustados.
A Figura 2 ilustra os tipos de rupturas que podem ser identificadas com a utilização do Mapa.
Entre as vantagens da utilização do Mapa pode-se mencionar:
- apresenta uma visão geral da organização a partir das funções presentes;
- indica os recursos recebidos pela organização e o que ela produz;
- evidencia a contribuição de cada unidade para o processo organizacional;
- mostra as relações cliente-fornecedor;
- ilustra o que tem que ser feito para que haja agregação de valor;
- possibilita a identificação de rupturas/gargalos que ocorrem no nível das funções
Para desenvolver um Mapa de Contexto simples da sua organização você deve:
- Definir a equipe que vai se envolver com a elaboração do Mapa de Contexto
- Realizar um brainstorming para identificar as funções presentes na organização
- Relacionar essas funções identificadas
- Representar essas funções em retângulos no quadrado central do Mapa tendo o cuidado de colocar a esquerda as funções mais ligadas aos fornecedores e a direita as funções mais ligadas aos clientes.
- Identificar os principais clientes e fornecedores da empresa representando-os a direita e esquerda do Mapa;
- Identificar os relacionamentos entre fornecedores, funções/áreas da empresa, e clientes;
Acredito que com essas dicas você já pode começar a elaborar o Mapa de Contexto básico da sua organização!!!
Pronto para o desafio? Então mãos a obra!
