No DICAS DE GESTÃO anterior, quando abordamos a metodologia BPM para o mapeamento e redesenho de processos, mencionei o Mapa de Contexto como uma ferramenta útil e prometi voltar ao assunto.

O Mapa de Contexto, também chamado Mapa de Relacionamento, Relationship Map em inglês, procura apresentar de maneira esquemática as funções presentes em uma organização bem como a relação cliente-fornecedor existente entre essas funções.

Ele possibilita um overview da organização antes que se inicie a identificação de processos para posterior desenho dos mesmos.

O mapeamento do Contexto Organizacional, com a utilização do Mapa de Contexto, proporciona uma visão sistêmica da organização, evidenciando-a como um processo que recebe entradas inputs e gera na saída, outputs, como resultado, produtos ou serviços.

No Mapa registram-se para posterior análise os relacionamentos existentes entre as funções/áreas da empresa, seus clientes e fornecedores.

As influências ambientais com outras partes interessadas como, por exemplo, governos podem ser representados em retângulos na parte superior do Mapa.

Identificam-se, durante a análise do contexto, os processos interfuncionais da empresa.

Um modelo de Mapa de Contexto pode ser observado na Figura 1.

A sua construção segue uma sequencia da esquerda para a direita, que é representada por três atores: fornecedores, organização/empresa e clientes. O Relationship Map possibilita enxergar o trabalho no nível da organização, todavia não mostra explicitamente as atividades do trabalho e sim as conexões entre os inputs (entradas) e outputs (saídas) que circulam entre as unidades ou funções da organização.

A partir da análise do Mapa de Contexto é possível identificar o que chamamos de rupturas: relacionamentos existentes que, todavia não agregam valor, relacionamentos inexistentes, porém necessários e relacionamentos existentes, necessários, mas que precisam ser ajustados.

A Figura 2 ilustra os tipos de rupturas que podem ser identificadas com a utilização do Mapa.

Entre as vantagens da utilização do Mapa pode-se mencionar:

• apresenta uma visão geral da organização a partir das funções presentes;
• indica os recursos recebidos pela organização e o que ela produz;
• evidencia a contribuição de cada unidade para o processo organizacional;
• mostra as relações cliente-fornecedor;
• ilustra o que tem que ser feito para que haja agregação de valor;
• possibilita a identificação de rupturas/gargalos que ocorrem no nível das funções

Para desenvolver um Mapa de Contexto simples da sua organização você deve:

1. Definir a equipe que vai se envolver com a elaboração do Mapa de Contexto
2. Realizar um brainstorming para identificar as funções presentes na organização
3. Relacionar essas funções identificadas
4. Representar essas funções em retângulos no quadrado central do Mapa tendo o cuidado de colocar a esquerda as funções mais ligadas aos fornecedores e a direita as funções mais ligadas aos clientes.
5. Identificar os principais clientes e fornecedores da empresa representando-os a direita e esquerda do Mapa;
6. Identificar os relacionamentos entre fornecedores, funções/áreas da empresa, e clientes;

Acredito que com essas dicas você já pode começar a elaborar o Mapa de Contexto básico da sua organização!!!

Pronto para o desafio? Então mãos a obra!