Um dos fatores críticos de sucesso para a adoção da Gestão por Processos nas organizações públicas está na escolha da metodologia a ser utilizada. Essa metodologia deve incorporar e respeitar as questões políticas e culturais.

A propósito você já leu o DICAS DE GESTÃO sobre gestão de e por processos? Vale a pena dar uma olhada!

Uma metodologia adequada deve ser clara e padronizada propiciando à instituição o estabelecimento de pontos de controle, previsibilidade e organização do processo de mapeamento, melhoria, publicação, implantação e gerenciamento.

O BPM, Business Process Management, é a metodologia mais consagrada no mundo quando se trata de mapear e redesenhar processos. É uma abordagem de gerenciamento flexível, desenvolvida com o intuito de sistematizar e simplificar processos organizacionais em alguns casos complexos. Ela integra tecnologia, estrutura, recursos e pessoas com efetividade.

Venho ensinando o BPM em diversos treinamentos e utilizando em projetos de consultoria em organizações da administração direta, indireta, autarquias, fundações e empresas de economia mista, estatais, federais e estaduais há mais de 15 anos com muito êxito. Além de ser de fácil compreensão o Business Process Management é de fácil emprego e com a possibilidade de utilizar a ferramenta Bizagi, sobre a qual falaremos mais a frente, o desafio se tornou ainda mais acessível.

O BPM tem como intuito identificar gargalos nos processos de trabalho a partir do mapeamento de como são executados, por intermédio da identificação das atividades que o compõe, de forma que seja possível desenvolver melhorias e para que os mesmos possam ser gerenciados possibilitando uma melhor tomada de decisões e visão das atividades de maneira abrangente.

A grande vantagem da orientação para processos, a partir da utilização do BPM, que percebo para uma organização pública é a melhora continua dos processos organizacionais permitindo que as instituições sejam mais eficientes, mais assertivas e mais capazes de mudanças do que aquelas com foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional. A Metodologia BPM possibilita a redução de custos em função da redução de duplicidades e desperdícios. Numa época em que governos procuram reduzir custos para equilibrar orçamentos ela representa uma grande contribuição.

Um aspecto importante na metodologia BPM, como já foi dito, é que permite uma integração dos processos de trabalho com a tecnologia, ou seja, inovação, flexibilidade e integração com a tecnologia.

O BPM tem, portanto, como foco, alcançar os objetivos de eficiência da organização, seja ela grande ou pequena, por meio de melhorias, gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

Entre os principais benefícios do Business Process Management podemos citar:

• Permite que os colaboradores executem suas atividades com segurança;
• Introduz no processo a visão e a perspectiva do cliente interno e externo;
• Possibilita uma visão sistêmica dos processos de trabalho;
• Maior qualidade e agilidade nas informações para tomada de decisão;
• Possibilita a automatização de tarefas;
• Simplifica processos gerenciais;
• Identifica gargalos (chamo de rupturas) e implanta melhorias, não apenas incrementais;
• Auxilia na identificação de inconsistências, duplicidades e omissões;
• Aproxima o funcionamento da organização à forma natural, e por isso mais efetiva;
• Possibilita o alinhamento de processos com a visão, missão e estratégia;
• Facilita a consistência e comunicação da arquitetura organizacional;
• Viabiliza oportunidades de mudança da organização;
• Possibilitar a visualização da interação com atores externos, partes interessadas.

Como ferramenta para desenhar os diagramas interfuncionais, “fluxogramas” dos processos, (coloquei as aspas porque, embora utilizada, essa expressão é inadequada para denominar o desenho de um processo) recomendo o Bizagi.

Quem está acostumado a gerenciar processos e quer aprender a criar modelos, deve utilizar a notação BPM-N (Business Process Modeling Notation), disponível no Bizagi. Na tarefa de desenvolver estes modelos o Process Modeler da Bizagi é indicado por possibilitar a modelagem de maneira simples e rápida. Ele suporta o BPM-N no seu nível mais básico. Possui as principais estruturas, como:  objetos de fluxo, conectores, artefatos e raias.  Além disso, o aplicativo permite exportar os gráficos para imagem, arquivo PDF, arquivo do Microsoft Visio e Word, XPDF e XML.

Antes de iniciar o mapeamento dos processos nas organizações costumo elaborar o Mapa de Contexto para ter uma visão geral das funções que são executadas.

Isso é assunto para um próximo artigo.

E aí? Pronto para utilizar o BPM?

Até o próximo DICAS DE GESTÃO!