Uma das ferramentas mais úteis no dia a dia para a análise e solução de problemas é o chamado FCA.

A partir da identificação de um problema (fato), o FCA nos orienta para uma análise que contempla ao menos cinco por quês, ou seja, cinco questionamentos que, ao serem respondidos nos auxiliam a descobrir a causa central do problema, numa sequência lógica para que possamos posteriormente identificar alternativas de ação.

Por mais que a organização planeje, algo pode sair diferente do esperado. E isso vale para tudo, sobretudo quando estamos tratando das operações do dia a dia de uma empresa.

O FCA é uma metodologia simples que pode ser utilizada nas mais diversas áreas da empresa seja comercial, vendas, marketing, produção, operações, gestão de pessoas, financeira, controladoria e é útil no momento de buscar soluções para qualquer tipo de problema. A metodologia consiste em identificar o fato, ou problema em questão, sua causa e definição e priorização de ações para resolver o problema. Daí a sigla FCA.

A grande vantagem da metodologia é que ela possibilita que se chegue à causa raiz de qualquer problema e que, portanto, se formule soluções que realmente possam resolver a questão. Além disso, a metodologia FCA te auxilia a gerar conhecimento aprofundado sobre os diversos processos envolvidos no negócio.

O fato é o relato da anormalidade detectada. Por exemplo, a participação de mercado de um novo produto lançado pela empresa está bem abaixo das estimativas. Precisamos identificar a causa primária (causa raiz) desse baixo desempenho.

Poderíamos, portanto elaborar as seguintes indagações:

• Por que a participação de mercado do produto XYZ está abaixo da expectativa?
• Por que a filial Rio de Janeiro não alcançou a meta?
• Por que a regional Sudeste não conseguiu atingir a meta do produto XYZ?
• Por que não houve estoque suficiente do produto na filial?
• Por que não foi solicitado ressuprimento?
• Por que ninguém percebeu que o ressuprimento não foi acionado?

Está, portanto, identificada a causa raiz de as vendas e a participação de mercado terem ficado abaixo da expectativa do fabricante: o pedido de ressuprimento para de reposição de estoque precisa funcionar independentemente da presença de um responsável para acioná-lo.

Portanto, já temos o fato e a sua causa raiz.

De acordo com a metodologia FCA, passamos agora para a identificar alternativas de ação que seja fundamentais para mitigar o problema (fato).

A ação precisa ser analisada de acordo com dois aspectos principais:

– se é uma ação(ões) que eliminará(ão) de vez a causa da anormalidade ou se;

– apenas corrigirá o efeito imediato.

Definida a ação ou ações a adequadas, é hora de priorizar as mesmas estabelecendo quem se responsabilizará pelo cumprimento de cada uma delas. A reversão do indicador de desempenho “participação de mercado” ou do indicador “volume de vendas da regional” podem sinalizar um início de reversão do problema. Isso pode ocorrer em poucas semanas o levar mais algum tempo. Alguns indicadores apresentam um “efeito delay”, ou seja, tomadas as ações corretivas o resultado leva um tempo para aparecer. No próximo DG abordaremos o tema “efeito delay no acompanhamento de indicadores de desempenho empresarial”. Aguarde!

Existem ainda mais dois passos para a conclusão da aplicação da FCA: a  data prevista para a conclusão de cada ação; e a  data real em que cada ação se concretizou.

Portanto, a aplicação da metodologia FCA é útil no estabelecimento de procedimentos que nos levem à identificação mais rápida das causas imediatas de um problema, cuja análise vai nos levar a causa raiz.

Essa aplicação do FCA propicia que se aja de imediato sobre o efeito ou sintoma do problema e, depois, sobre a causa raiz do problema.

Temos que ter sempre em mente que, inicialmente, encontramos apenas uma solução provisória. Será preciso agir sobre a causa raiz do problema para evitar que ele se repita.

Um aspecto importante da metodologia FCA é que ela, como dissemos, propicia geração e acumulo de conhecimento, possibilitando a solução do problema caso ele venha a se repetir no futuro em qualquer filial da empresa.

Pronto para elaborar FCAs?

Sucesso!