No Dicas de Gestão 14 ao abordar o desdobramento da visão de futuro em objetivos estratégicos e posteriormente iniciativas estratégicas, mencionei que essas iniciativas para saírem do papel e serem implementadas precisam antes ser desdobradas em planos de ação.

Volto ao assunto para falar um pouco mais sobre planos de ação e como elaborá-los.

O plano de ação define as ações que devem ser adotadas geralmente no curto prazo, descrevendo como desdobrar e implantar as iniciativas estratégicas. Nada impede, todavia, de ser pensado a médio e longo prazo. Muitas pessoas acham que sabem o que é Plano de Ação e como realiza-lo, porém no dia a dia não é isso que se observa nas empresas.

O plano de ação é algo extremamente importante, tão fundamental que pode dar origem a um planejamento estratégico embora este não seja o caminho natural, ou basear-se neste, tanto para medidas de solução de problemas quanto para que sejam evitados. Registros históricos, atas de reuniões, pesquisas, informações de reuniões de análise crítica do desempenho e relatórios de auditorias entre outros, constituem fontes de informações relevantes, que podem ser utilizadas na elaboração de um plano consistente.

Outro aspecto relevante do plano de ação é que ele envolve normalmente colaboradores de escalões que não tiveram a oportunidade de participar do processo de planejamento estratégico.

Plano de Ação é uma ótima ferramenta para acompanhamento de atividades, desde as simples como atas de reuniões até as mais complexas como um projeto pequeno. Trata-se de um documento utilizado para planejar todas as ações necessárias para atingimento de um resultado desejado ou solução de problemas.

O plano de ação é um documento que pode ser elaborado em formato Excel, contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode elaborar um plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle. Como passar do tempo e o aprendizado adquirido esse plano de ação pode ir se tornando mais robusto. Lembre-se o bom é inimigo do ótimo. É melhor começar com um modelo simples e ir refinando do que querer começar com algo muito sofisticado e não chegar a lugar algum frustrando os envolvidos.

Recomenda-se que o plano de ação contenha as seguintes informações: área da empresa responsável pela sua implementação, o gerente/supervisor responsável, o objetivo estratégico ao qual está vinculado, a iniciativa estratégica a qual está vinculado, o indicador de desempenho associado, a meta estabelecida para o indicador, as ações previstas, os responsáveis por cada uma das ações, de um modo geral colaboradores da equipe do gerente/supervisor responsável, a previsão de execução de cada ação em termos de um cronograma, o status de cada etapa (pendente, em andamento ou concluída), o percentual de realização para as ações em andamento (zero, 25, 50, 75 ou 100%) e um campo destinado a alguma observação que os envolvidos entendam necessária para informar e esclarecer algum aspecto relativo à ação.

O refinamento do plano de ação pode ser feito como uso do 5W2H conhecido de muitos.

O 5W2H é uma metodologia de gestão de ações de um projeto. O nome dessa ferramenta de gestão se origina de cinco perguntas, em inglês, que começam com a letra “W”, e duas questões que começam com a letra “H”.

• What (o que será feito?);
• When (quando será feito?);
• Where (onde será feito?);
• Why (por que será feito?);
• Who (quem fará?);
• How (como será feito?);
• How much (quanto custará?).

Não é necessário sempre utilizar todos os Ws e Hs. Para um plano de ação mais simples pode-se apenas utilizar What (o que); When (quando) e Who (quem) sem nenhum prejuízo significativo a boa elaboração de um plano de ação.

Vamos tentar? Elabore um plano de ação para a sua área na empresa e apresente ao seu gerente/supervisor/coordenador.

É uma forma de você antecipar e organizar o que pretende fazer no dia a dia e, assim, tornar o seu tempo mais produtivo.