A análise organizacional é uma etapa importante no trabalho de qualquer gestor tanto no setor público como no privado. É por meio dela que os problemas organizacionais são identificados e analisados para que sejam implementadas as alternativas de solução mais adequadas.

A análise organizacional consiste fundamentalmente no diagnóstico dos processos de trabalho que auxilia a organização a compreender a sua performance procurando localizar áreas/unidades que apresentem problemas, identificando oportunidades e desenvolvendo planos de ação que, uma vez realizados, culminem com a melhoria do desempenho global.

Em termos de escopo a análise organizacional, tomando como referência os critérios de excelência do Prêmio Nacional da Qualidade, pode contemplar a liderança incluindo os processos gerenciais relativos à orientação da organização e controle externo sobre sua direção; ao engajamento, pelas lideranças, das pessoas e partes interessadas; e ao controle de resultados pela direção, as estratégias e planos abordando os processos gerenciais relativos à concepção e à execução das estratégias, inclusive aqueles referentes ao estabelecimento de metas e à definição e ao acompanhamento de planos necessários para o êxito das estratégias, a gestão e o relacionamento com os clientes focando os processos gerenciais relativos ao tratamento de informações de clientes e mercado e à comunicação com o mercado e clientes atuais e potenciais. Pode contemplar ainda o relacionamento com a sociedade abordando os processos gerenciais relativos ao respeito e tratamento das demandas da sociedade e do meio ambiente e ao desenvolvimento social das comunidades mais influenciadas pela organização, a gestão de informações e conhecimento abordando os processos gerenciais relativos ao tratamento da demanda por informações na organização e ao desenvolvimento dos ativos intangíveis geradores de diferenciais competitivos, especialmente os de conhecimento, a gestão de pessoas abordando os processos gerenciais relativos à configuração de equipes, ao desenvolvimento de competências das pessoas bem como à manutenção do seu bem-estar, os processos gerenciais relativos aos processos principais do negócio e aos de apoio, incluindo os relativos a fornecedores e os econômico-financeiros e finalmente os resultados abordando os resultados da organização.

O diagnóstico ou análise organizacional pode ser considerado uma etapa do processo de planejamento na qual se busca compreender mais claramente os fatores que influenciam uma determinada situação que afeta o contexto empresarial em um dado momento. O diagnóstico consiste, portanto, em entender o problema e identificar suas causas e consequencias. Em outras palavras relações de causa e efeito

Uma dúvida que surge é quando devo realizar uma análise organizacional?

Diversas circunstâncias podem recomendar a realização de uma análise organizacional, entre elas:

• custos elevados ou em crescimento;
• problemas de relacionamentos, conflitos,
• absenteísmo, rotatividade de pessoal;
• desmotivação da equipe
• resultado ruim numa pesquisa de clima organizacional ou satisfação dos clientes;
• número elevado de reclamação de clientes;
• perda de participação de mercado;
• baixo nível de qualidade de produtos ou serviços;
• operação ineficiente;
• processo de tomada de decisão lento
• elevado nível de perdas, desperdícios
• baixa competitividade;
• dificuldade de crescimento e expansão;
• sobrecarga de trabalho em alguns setores;
• estoque elevado ou com baixo giro;
• resultados ruim dos indicadores de desempenho.

Para realizar uma análise organizacional é primordial conhecer o negócio da empresa, seu core business, mapear a sua cadeia de valor, a arquitetura organizacional (organograma), resultados de estudos e pesquisas já realizadas e identificar todos os planos da organização, seus objetivos, metas e prioridades, para então conhecer os processos de trabalho, analisando os pontos relevantes para a definição da metodologia de análise que será utilizada no estudo. O entendimento do ambiente organizacional e da cultura são de fundamental importância para formar uma compreensão da organização das perspectivas interna e externa.

Deve-se analisar a empresa como um sistema composto por diversos subsistemas, cada um deles caracterizado por entradas, saídas, transformação e retroalimentação.

A análise organizacional se desenvolve em quatro etapas conforme pode ser visto na Figura 1:

A primeira etapa consiste do Diagnóstico que contempla o levantamento preliminar de informações. Pode ser realizada por meio de reuniões, aplicação de uma metodologia como a consulta-entrevista e o diagnóstico de modelo de gestão. Por ser uma etapa importante na análise muitos acabam chamando a análise organizacional de diagnóstico embora a análise seja um trabalho bem mais completo como veremos a seguir.

Conhecer o problema da empresa na qual a análise organizacional é realizada é o objeto das primeiras reuniões. Nela, ambas as partes deverão identificar a situação atual da empresa e concluir sobre o onde e o como devem atuar para mitigar o problema existente. A técnica aconselhada é a de ouvir o cliente (empresa) com a máxima atenção e formular perguntas que o levem à reflexão e a possibilidade de identificação de informações precisas para todas as partes envolvidas conhecerem a dimensão exata do problema e identificar, a partir de suas peculiaridades, as correlações no ambiente organizacional. Portanto, assim como na medicina, sem conhecer o problema (a doença), será muito difícil aplicar a metodologia de tratamento e intervenção adequados. Caso a opção seja pelo desenvolvimento de multiplicadores internos esse é o momento para que eles sejam selecionados e capacitados. Nessa etapa do Projeto é importante também a realização de uma sensibilização com os demais colaboradores da empresa não diretamente envolvidos com a análise para que estes se percebam como parte de um trabalho relevante. O desconhecimento ou o conhecimento distorcido pode gerar resistências que dificultarão a implantação de soluções.

É importante validar os resultados preliminares obtidos para assegurar que as necessidades da empresa foram corretamente percebidas. A validação nessa etapa do trabalho minimiza o risco do trabalho prosseguir e ser questionado posteriormente.

Na segunda etapa é a Modelagem da Solução onde as alternativas de solução para os problemas levantados começam a surgir e ser modeladas, a partir de modelos conceituais. Aqui mais uma vez recomenda-se a realização de uma validação. Essa validação pode ocorrer numa área escolhida como piloto e estendida aos demais setores.

Na terceira etapa é a Implementação onde a solução modelada começa a ser desenvolvida para implantação. Começa-se a implantar as soluções propostas com o uso de metodologias.

Finalmente na quarta etapa, Treinamento, devem ser realizados as capacitações com os colaboradores da empresa e eventualmente parceiros e clientes para que o que foi desenhado e implantado seja incorporado definitivamente como uma prática da empresa e passe a fazer parte do seu modelo de gestão, de negócios e seus processos de trabalho.

Para que o Projeto tenha êxito é importante sensibilizar e envolver os colaboradores da empresa, treiná-los, para permitir um processo de revisão da análise periodicamente, levando-os a participar das discussões e a se comprometer com a implementação das soluções já que os ganhos dependem de todos e são para todos.